Der Aktionstag im Verein

Ein Tag wie kein anderer

In der letzten Ausgabe der RETURNAL haben wir einen Ideenüberblick über Elemente und Strategien zur Gewinnung von neuen Mitgliedern gegeben. Mit dem folgenden Handlungs-Leitfaden legen wir Ihnen nun ein konkretes Instrument in die Hände: den Tennis-Aktionstag.

Ein Aktionstag, wie z.B. ein „Tag der offenen Tür“ ist eine gängige Methode mit nicht zu unterschätzendem Wirkpotenzial. Der direkte Kontakt des Vereins mit Sportinteressierten steht im Vordergrund. Besucher können sich vor Ort ein Bild von Verein und Sportanlage machen und Informationen persönlich und direkt erfragen. Wer sich schon immer gefragt hat, wie sich so ein Tennisschläger wohl anfühlt und ob der Sport ihm liegt, kann erste Erfahrungen auf dem Platz sammeln. Und der zwanglose Rahmen senkt die Hemmschwelle für ‚Schüchterne‘ herab, die sich andernfalls vielleicht gar nicht aufs Gelände getraut hätten. Um möglichst zahlreiche Interessenten auf das Vereinsgelände zu locken, sollte der Verein eine Vielfalt an Angeboten und Aktionen präsentieren. Die folgenden Tipps und Anregungen können Sie als Richtlinie zur Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung eines Aktionstages für Ihren Verein verwenden. Sie sollten ihn aber unbedingt mit Blick auf Ihre Wünsche und Möglichkeiten ausweiten und abwandeln.

Vorbereitung

Wie für jedes größere Vorhaben gilt auch für den Aktionstag: eine gute Vorbereitung ist das A und O. Die Planungsphase darf daher nicht unterschätzt werden. Viele Landesverbände bieten ihre Unterstützung bei der Planung und Durchführung an und es kann nicht schaden, davon Gebrauch zu machen und Informationen einzuholen.

Rechtzeitig planen

Mindestens 3 Monate vor der Veranstaltung sollte mit der Organisation des Aktionstages begonnen werden. Stellen Sie zu Beginn ein Organisationsteam zusammen. Die Bereiche Leitung, Pressearbeit, Bewirtung, Rahmenprogramm, Sportprogramm etc. sollten von kompetenten Personen abgedeckt sein. Die weitere Planung findet dann gemeinsam im Team statt. So kommen verschiedene Ideen zusammen und weil viele Augen mehr sehen, werden mögliche Problemfelder beizeiten identifiziert und spätere Schwierigkeiten vermieden. Viele Verantwortliche im Team können das Handeln aber auch verkomplizieren. Eine klare Trennung der Verantwortungsbereiche schafft hier i.d.R. Abhilfe.
Geeignete Mitglieder für das Organisationsteam sind nach ihren Kompetenzen und Befugnissen auszuwählen und am besten direkt anzusprechen. Für Bereiche, die kein besonderes Know-how voraussetzen, sowie für Helfertätigkeiten können per Rundmail engagierte Mitglieder mit ins Boot geholt werden.

Termin wählen

Günstig ist natürlich eine Veranstaltung zu Saisonbeginn – wer hier begeistert werden kann, der kann noch die ganze Freiluftsaison genießen. Und der Verein hat den Sommer über Zeit, den Neuling an sich zu binden. Ein Termin am Wochenende oder einem Feiertag wird sicher für Organisatoren und Besucher am besten wahrzunehmen sein. Alternativ dazu bietet ein Freitag die Möglichkeit, Schulen oder Kindergärten für den Vormittag und früheren Nachmittag einladen zu können und auch so mancher Arbeitnehmer genießt die Arbeitszeitenregelung „Freitag halb eins, jeder macht seins“ und kann am Nachmittag vorbeischauen. In jedem Fall sollte im Vorfeld geklärt sein, ob am geplanten Tag andere bzw. größere Veranstaltungen im Umkreis stattfinden, die Ihre Zielgruppe binden. Dass im Verein selbst keine ‚hinderlichen‘ Termine anstehen sollten, versteht sich von selbst.
Eine Beteiligung an den Aktionstagen der Dachverbände, mit denen alljährlich die Freiluftsaison eröffnet wird, minimiert Material- und Zeitaufwand für PR-Maßnahmen für den Verein. Der Deutsche Tennis Bund bspw. stellt neben Plakaten, Flyern und Veranstaltungstipps auch Gutscheinvorlagen, Musterpressemitteilungen und Buttons für die Vereinshomepage sowie Werbevorlagen für eine individuelle Ausgestaltung bereit.

Finanzierung abklären

Halten Sie in einem Finanzplan ungefähre Einnahmen (z.B. aus Bewirtung, Zuwendungen von Sponsoren) fest und stellen Sie Ausgaben, z.B. für Werbung, Miete und/oder GEMA-Gebühren für eine Musikanlage, die Leihgebühr für eine Hüpfburg etc. zusammen. Überprüfen Sie den Finanzierungsplan im Laufe der Vorbereitungen und der Festlegung der Attraktionen regelmäßig und passen Sie ihn ggf. an. Ausgaben lassen sich durch Sponsorengelder abfedern: Kooperationen mit Bäckerei, Getränkehandel, Sportgeschäft, Sparkasse etc. können finanzielle oder geldwerte Unterstützung bringen – und einen Sponsor für eine einmalige Aktion zu gewinnen, ist weit weniger problematisch, als es sich für langfristige Partnerschaften oft darstellt.

Angebote und Rahmenprogramm gestalten

Das inhaltliche Angebot für Besucher ist ausschlaggebend für den Erfolg des Aktionstages. Auf jeden Fall sollten sich alle Altersgruppen angesprochen fühlen. Vielleicht veranstalten Sie Ihren Aktionstag unter einem bestimmten Motto? Das verleiht dem Ganzen Profil, macht neugierig und gibt ein Alleinstellungsmerkmal. Zudem kann ein Motto die Kreativität beflügeln, wenn es darum geht, sich Attraktionen und Spiele für die Besucher einfallen zu lassen. Auch wenn der ‚klassische‘ Tennissport im Vordergrund bleiben soll: bieten Sie neben tennisspezifischen Stationen z.B. einen Platz für Fußballtennis an: hierfür werden weder Trainer noch Geld benötigt und ungezwungener Spaß ist garantiert. Auch Speed Badminton ist mit wenig Aufwand einzusetzen. Eine spektakuläre Show kann z.B. mit Blackminton in der Halle oder draußen nach Einbruch der Dämmerung geboten werden. Gibt es in Ihrem Verein oder im Bekanntenkreis Musiker, die allein oder mit Ihrer Band für Live-Musik sorgen könnten? Dann begeistern Sie sie für einen Auftritt bei Ihrem Vereinsevent. Natürlich muss den ganzen Tag lang ein Info-Stand besetzt sein. Das Team, welches die Veranstaltung durchführt, sollte für Besucher klar zu erkennen sein (Vereinskleidung oder wenigstens ein abgestimmtes Outfit); Namensschilder an der Kleidung schaffen Nähe und erhöhen die Kontaktbereitschaft von Interessenten.

Tagesablauf ausarbeiten

Wenn Sie sich für die verschiedenen Stationen und Aktivitäten entschieden haben, erstellen Sie einen Ablauf- und Besetzungsplan. Hier ist auf eine ausgewogene Mischung zu achten: (Live-)Musik und geräuschintensive Aktionen sollten sich mit ruhigeren Phasen abwechseln. Für jede Altersgruppe, insbesondere aber für die Kinder, sollte permanent ein Unterhaltungs- bzw. Mitmachangebot zur Verfügung stehen. Ausnahme: Während der Mittagszeit sind auch die Eltern durchaus dankbar, wenn eine Pause für etwas Zeit und Ruhe zum Essen sorgt. Mit Rücksicht auf Anwohner sollte in der Mittagszeit außerdem auf besonders geräuschvolle Aktivitäten verzichtet werden.
Verzeichnen Sie das benötigte Material für die einzelnen Stationen und vermerken Sie ggf. Liefertermine und wichtige Telefonnummern. Wer aus dem Team welche Materialien beschaffen kann, sollte ebenfalls abgesprochen und schriftlich fixiert werden. Wenn zusätzliche Helfer benötigt werden, ist spätestens jetzt der Zeitpunkt gekommen, den Bedarf zu ermitteln und Unterstützung zu organisieren.

Aufbau entwerfen

Skizzieren Sie die Positionierung der einzelnen Stationen auf einem Plan des Vereinsgeländes. Die Standorte sollten nach Art und Zeitpunkt des Angebots dabei so gewählt werden, dass sie einander nicht stören; das Kuchenbuffet sollte z.B. nicht neben der lauten Musikanlage aufgebaut sein. Es sollten allerdings auch keine ‚toten‘ Bereiche entstehen, in denen für längere Zeiträume gar nichts stattfindet. Ein Info-Stand ist am besten so zu positionieren, dass er von überall aus gut erreichbar ist. Gleichzeitig sollte er ein wenig in die Nähe des Ein- und Ausgangs gerückt sein; so weiß jeder Ankömmling gleich, wo er ihn findet und kann spätestens beim Verlassen des Festes ‚im Vorbeigehen‘ noch Info-Material einstecken. Das Programm und evtl. ein ‚Lageplan‘ der Stationen sollte an zwei oder drei Stellen (z.B. am Eingang auch für Passanten sichtbar, am Info-Stand und nahe des Getränke-/Speisenverkaufs) auf größeren Tafeln o.Ä. präsent sein.

Aktionstag bewerben

Sobald der Plan für die Umsetzung steht, geht es an die Öffentlichkeitsarbeit. Auch hier gibt es wieder zahlreiche Möglichkeiten, von denen Sie möglichst viele nutzen sollten. Stellen Sie beizeiten eine Ankündigung gut sichtbar auf die Startseite Ihrer Vereinshomepage. Versenden Sie ein paar Wochen vor dem Termin an alle Vereinsmitglieder eine Einladungs-Mail mit den wichtigsten Daten: Termin, Uhrzeit, Ansprechpartner; kündigen Sie darin an, dass Informationen zum Programm in Kürze folgen und senden Sie 10 bis 14 Tage vor der Veranstaltung eine zweite Einladung mit den Haupt- und Rahmenprogrammpunkten (inkl. Uhrzeitangaben). Bitten Sie Ihre Mitglieder, die Mails auch über ihren privaten Email-Verteiler an Freunde, Bekannte und Verwandte weiterzusenden bzw. diese zum Aktionstag mitzubringen – und natürlich, Mundpropaganda zu betreiben. Plakate sollten 2 bis 3 Wochen vor Veranstaltungsbeginn an verschiedenen Orten angebracht und Handzettel einige Tage vorher verteilt und ausgelegt werden. Verfassen Sie Pressetexte und schicken Sie sie an regionale Zeitungen und Veranstaltungsmagazine und/oder schalten Sie dort Anzeigen zur Ankündigung des Aktionstages. Informieren Sie auch den Radiosender Ihrer Region und bitten Sie ihn um Aufnahme in seine Veranstaltungstipps. Nehmen Sie außerdem Kontakt mit Schulen und anderen öffentlichen Institutionen auf. Je nachdem, was Ihr Verein alles zu bieten hat, können z.B. auch Seniorenstifte und Behinderteneinrichtungen zur Teilnahme eingeladen werden.

Außerdem wichtig

Beantworten Sie sich rechtzeitig bevor es losgeht die folgenden Fragen: Steht ausreichend Informationsmaterial zur Verfügung? Besucher lesen zuhause gern noch einmal nach und der Verein ruft sich in Erinnerung. Genügen Sicherheitsvorkehrungen (Notausgänge, Verkehrssicherheit des Geländes, der Einrichtungen, techn. Anlagen etc.) und Versicherungspolicen für die Veranstaltung? Werden bestimmte Sondergenehmigungen benötigt? Sollte das Rote Kreuz oder ein anderer Notfalldienst an diesem Tag anwesend sein? Gibt es ausreichend sanitäre Anlagen? Sind genug Sitzgelegenheiten für Besucher vorhanden?

Durchführung

„Nur“ mit guten Vorbereitungen ist der Erfolg des Aktionstages noch nicht garantiert. Am Veranstaltungstag selbst gilt es schließlich, die Besucher von Ihrem Verein zu überzeugen und das Programm zu vervollständigen.

Veranstaltung eröffnen

Starten Sie mit einer offiziellen Eröffnung durch ein oder mehrere Vorstandsmitglieder. Stellen Sie in der Eröffnungsrede auch andere, z.B. Trainer, Jugend- und Freizeitwart und unbedingt den Zuständigen des Infostands, vor. Geben Sie eine kurze Übersicht, welche Stationen wo zu finden sind, weisen Sie darauf hin, welche Verköstigungen angeboten werden. Auch das Programm bzw. einige ‚Highlights‘ daraus sollten genannt werden.

Kontakte knüpfen

Nutzen Sie den Tag als Gelegenheit, Besucher direkt anzusprechen und Kontakte zu knüpfen. Vorstands- und Vereinsmitglieder sollten offen und freundlich auf Interessierte zugehen, das schafft Verbindlichkeit und trägt zu einer angenehmen Atmosphäre bei. Ein Moderator kann unterhaltsam durch die Veranstaltung führen, Programmpunkte ankündigen und Besucher zu Spielen und Aktionen animieren.

Flexibel agieren und reagieren

Das ganze Veranstaltungsteam sollte den Tag über sensibel die Besucher im Auge haben und den Ablaufplan ggf. hin und wieder an die Stimmung und Wünsche anpassen. Läuft etwa eine Kinderaktion gerade besonders gut und es ist zu spüren dass die Teilnehmer noch lange nicht aufhören wollen, sollte sie nicht abgebrochen werden, bloß weil es der Zeitplan so vorsieht. Scheinen gerade alle Besucher gut unterhalten zu sein, muss vielleicht nicht unbedingt die Live-Band dazwischendröhnen; ist hingegen die Stimmung auf dem Gelände am Abflauen, sollte der Auftritt oder ein anderes Veranstaltungshighlight evtl. etwas vorgezogen werden. Dabei muss natürlich auch darauf geachtet werden, dass später eintrudelnde Besucher nicht enttäuscht werden, weil alles schon am Vormittag gelaufen ist.

Veranstaltung dokumentieren

Es sollten viele Fotos von allen Aktionen und Stationen gemacht werden, um die Stimmung aufzunehmen und später genügend Bildmaterial für die Berichterstattung zu haben. Auch das schriftliche Fixieren prägnanter Aussagen, möglichst mit Namen der Person, kann sich dabei lohnen. Besucher des Aktionstages sehen sich sicher gern die Bilder auf der Vereinshomepage an und zeigen Sie dort Freunden und Verwandten. So kann der Aktionstag online fast wie von selbst ‚nachwirken‘.

Nachbereitung

Mit Toresschluss ist nicht auch der Tag abzuschließen. Jetzt muss dafür gesorgt werden, dass die Veranstaltung bei den Helfern gut aus- und bei den Besuchern lange nachklingt.
Den Erfolg festhalten
Nach dem Aktionstag geht es weiter mit der Abfassung und Verbreitung druckfähiger Berichte und dem Aussuchen von Fotos für die verschiedenen Medien. Nutzen Sie die Fülle an gesammelten ‚Eindrücken‘ z.B. für lebendige Presseberichte, Verbands- und Vereinszeitung, Homepage und Info-Brett Ihres Vereins und für die Präsentationsunterlagen für Partner und Sponsoren.

Den Effekt ausbauen

Sie haben nach dem Aktionstag garantiert einige Neumitglieder zu verzeichnen. Diese gilt es nun kompetent zu betreuen und ihren ersten, positiven Eindruck des Vereins zu bestätigen. Spezielle Angebote und Konditionen für Neumitglieder sollte es auch geben, um sie weiter an den Verein zu binden. Vielleicht installieren Sie einen Spielertreff für Neumitglieder oder Sie bieten ihnen an, zur zehnten Trainingseinheit einen Freund zum kostenlosen Schnuppertraining mitzubringen – und gewinnen so gleich das nächste neue Mitglied. Interessierten, die sich noch nicht für eine Mitgliedschaft entschieden haben, muss ebenso viel Aufmerksamkeit entgegen gebracht werden. Ob per Mail, Telefonanruf oder schriftlich, Sie sollten auf jeden Fall noch einmal nachfragen, Interesse zeigen und vielleicht ein spezielles Angebot machen.

Die Leistung anerkennen

Die vielen fleißigen Helfer, die Sponsoren und Partner des Aktionstages müssen unbedingt gewürdigt werden, mindestens mit einer Danksagung innerhalb der Berichterstattungen. Kaum zu unterschlagen ist außerdem ein gemeinsames Essen für die Helfer im Anschluss an den Abbau – ist der Tag besonders einträglich gewesen, sollte über einen gemeinsamen Restaurantbesuch nachgedacht werden. Die angemessene Anerkennung aller Mitwirkenden erzeugt eine gute Stimmung und erhöht die Bereitschaft, auch nächstes Mal wieder zu helfen.

Zurückschauen für die Zukunft

Bei einem Helfer-Essen kann man gemeinsam den Tag Revue passieren lassen. Dies kommt auch dem Organisationsteam zugute, das einen Bericht über Ablauf, Besucherzahlen, Schwierigkeiten, Erfolge und sonstige nennenswerte Faktoren zusammenstellen sollte. So kann für künftige Veranstaltungen eine Optimierung stattfinden.

Ihre Initiative – Ihr Erfolg!

Natürlich erfordert die Ausführung eines Aktionstages eine gründliche Planung, gute Ideen und fleißige Hände. Doch es lohnt sich. Ihr Verein wird einer großen Anzahl an Personen präsentiert, sie haben die Möglichkeit, neue Mitglieder zu gewinnen und einmal so richtig die Werbetrommel zu rühren. Sie zeigen sich aktiv, aufgeschlossen und gesellig. Machen Sie sich die Mühe, denn der Erfolg des Vereins hängt zu einem großen Teil von seinem eigenen Engagement ab ▪ JT

Einen Aktionstag organisieren

Vorbereitung
mindestens 3 Monate vorher mit der Planung beginnen
 Organisationsteam zusammenstellen
Veranstaltungstermin wählen
Finanzierungsplan erstellen
Motto, Stationen und Angebote festlegen
zusätzliche Helfer verpflichten
kulinarische Versorgung und Material für Aktionen organisieren
Ablaufplan mit Skizze der Stationen und Zeitplan für die Helfer erstellen
Öffentlichkeitsarbeit (Printwerbung, Radio, Internet, Mundpropaganda, persönliche Einladungen,…)
Vorbereitung/Aufbau des Veranstaltungsortes
Durchführung
offizielle Eröffnung (Ansprechpartner und Programmpunkte vorstellen)
direkte Ansprache der Besucher, z.B. durch kontaktfreudige Mitglieder
Moderator, der durch die Veranstaltung führt
aufmerksam und flexibel situationsbedingte Abweichungen vom Ablaufplan integrieren bzw. initiieren
Dokumentation des Tages durch Fotos etc. Nachbereitung
Würdigung des Helfereinsatzes und der Sponsoren
Abfassung und Publikation von Berichten und Fotos
Betreuung und Bindung der neu gewonnenen Mitglieder
unentschlossene Interessierte weiter ‚locken‘
Erstellung eines Erfahrungsberichtes

Ideen für Angebote und Aktionen

Rahmenprogramm
Kinderschminken/Gesichtsbemalung
Hüpfburg
Bewirtung
Infostand
Tombola, Gewinnspiel
Boule
Minispiele (Dosenwerfen, Sackhüpfen, Apfeltauchen etc.)
(Live-)Musik Rund um's Tennis
Schnuppertraining
Aufschlaggeschwindigkeitsmessgerät
Show-Match
Präsentation (z.B. Cardio Tennis)
Kindertennis- und Sportabzeichen
Geschicklichkeitsparcours
Einführung, Demonstration u. Ausprobieren von Grundschlägen
Fußballtennis, Speed-Badminton...

Deine RETURNAL Redaktion

Die Datenschutzbestimmungen habe ich zur Kenntnis genommen.

Die mit einem * markierten Felder sind Pflichtfelder.

Passende Artikel