Online-Buchung - Stecktafel war gestern

Kinos, Theater und Hotels verwenden sie schon seit Jahren, um ihre Kapazitäten optimal auszunutzen: Online-Buchungssysteme.Diese unterstützenden Softwares ermöglichen es aber nicht nur, jeden freien Sitzplatz und jedes verfügbare Zimmer anbieten zu können. Darüber hinaus lassen sich auch Tennisplätze mit den eigens für Sportanlagen konzipierten Programmen bequem buchen und verwalten. Trainer, Spieler und Anlagenbetreiber erhalten somit von zuhause und unterwegs Zugriff auf die Buchungsprozesse.

Seit vielen Jahrzehnten ist sie nun schon im Einsatz: die analoge Stecktafel. Bei der Organisation und Handhabung der Hallen- und Außenplätze hat sie stets solide Arbeit geleistet, doch im Angesicht von Smartphone und PC sieht sie heute doch ein bisschen alt aus. Auch im Tennissport.
Innovative Neuerungen und den Aufbruch in eine neue Ära der Platzverwaltung versprechen internetbasierte Buchungssysteme – sog. Content-Management-Programs. Sie sollen die alten Stecktafeln ablösen und den Eintritt in das digitale Zeitalter ebnen. Dieses hat zwar längst begonnen, jedoch scheint die Digitalisierung bei vielen Vereinen noch nicht ganz angekommen zu sein. Mit wenigen Mausklicks soll es möglich werden, die gesamte Vergabe und Organisation der Tennisanlage abzuwickeln, so das Versprechen der Anbieter.

Von analog zu digital

Für RETURNAL ist diese verheißungsvolle Revolution im Vereinshaus Grund genug, einige Online-Buchungssysteme für Tennisanlagen auf dem deutschsprachigen Markt genauer unter die Lupe zu nehmen. Wir haben uns gefragt, welche Vorteile die neuen Buchungssysteme mit sich bringen, und was Anbieter wie TIM-O 24, tennis04, Platzhalter.cc und easyTennis im Einzelnen zu bieten haben.
Doch wie gelingt der Umstieg von analog auf digital überhaupt? Die Funktionsweise der Systeme stellt sich recht simpel dar. Statt wie bisher mit Kärtchen und Stift können Felder von den Spielern direkt über eine Software im Internet gebucht werden. Wie man es von Kinos oder Theatern schon länger kennt, werden verfügbare Plätze und Zeiten online angezeigt und können in Sekundenschnelle reserviert werden. „easyTennis hilft Hallenbetreibern und Tennisschulen sich auf ihr Kerngeschäft zu konzentrieren“, fasst Ulrich Funke, Inhaber von easyTennis, die Idee hinter dem System zusammen.

Technische Voraussetzungen

Zur Einrichtung eines internetbasierten Buchungssystems bedarf es nicht viel. Das Programm wird – abhängig vom Anbieter – entweder auf einem externen Webserver oder dem Vereinsserver installiert. Die Buchung der Plätze erfolgt dann über die Homepage des Vereins. Die Vereinsmitglieder bekommen zu diesem Zweck ein Passwort, das es ihnen erlaubt, vom eigenen PC, Tablet-Computer oder Smartphone auf die Software zuzugreifen.
Bei den meisten Anbietern wird die Installation des Systems von einem einmalig zu entrichtenden Installationsbetrag abgedeckt. Dazu kommen in vielen Fällen monatliche Pauschalen oder Jahresgebühren, die sich meist an der Größe der Anlage orientieren. Grundsätzlich gilt für die Systeme, dass sie entweder als Komplettpaket erworben werden oder eine Basisausstattung individuell mit Funktionen und Modulen ergänzt werden kann. Zudem handelt es sich bei den Programmen der meisten Anbieter um eine Mietsoftware (Für eine genaue Preisaufstellung siehe „Buchungssysteme im Vergleich: Alle Fakten auf einen Blick“).

Eine Komplettlösung

Damit auch in der Anlage selbst Buchungen vorgenommen werden können, ist meist die Anschaffung eines Terminals notwendig, das von vielen Anbietern zusätzlich zum Buchungssystem angeboten wird. Zudem werden häufig Komplettlösungen für alle technischen und organisatorischen Prozesse rund um Verein, Halle und Außenplätze beworben. Angefangen bei der Online-Reservierung, über die Steuerung der Beleuchtung bis hin zur Zugangskontrolle lässt sich das Angebot individuell konzipieren und ausweiten. Aber nicht nur Tennisplätze und -hallen können mit den Programmen verwaltet werden: Auch für andere Sportstätten und Multifunktionsanlagen eignen sich viele der Buchungssysteme.

Vorteile für Betreiber und Kunden

Im Vergleich zu ihren analogen Vorfahren versprechen Online-Buchungssysteme vor allem Verbesserung, Vereinfachung und ständige Verfügbarkeit. Der große Vorzug der elektronischen Buchungssysteme besteht in erster Linie darin, dass diese nicht nur für die Mitarbeiter, sondern auch für die SpielerInnen eine enorme Entlastung bedeuten. Dadurch, dass Spielfelder mit nur wenigen Klicks online gebucht, reserviert oder storniert werden können, kommt allen Beteiligten eine große Zeitersparnis zugute. Das bedeutet weniger Stress für den Platzverwalter einerseits und für die Platznutzer andererseits.
„Personalschonend“ seien die neuen Systeme, so Gerald Brandstätter von tennis04. „Sie könnten die ganze Anlage im Grunde mit zwei Putzfrauen betreiben.“ Was sich für den Spieler vor allem in einem Zugewinn an Spontanität und Flexibilität niederschlägt, hält für den Betreiber und seine Mitarbeiter weitaus vielfältigere Vorteile bereit.
Mithilfe der elektronischen Buchungssysteme können Vereine eine optimale Auslastung ihrer Kapazitäten herbeiführen. Freie Spielzeiten und verfügbare Felder sind für alle registrierten Vereinsmitglieder zu jeder Zeit einsehbar und können so für ein spontanes Spiel genutzt werden.
Neben der Platzreservierung halten die unterschiedlichen Systeme zudem zahlreiche weitere Funktionen bereit. Von Veranstaltungskalendern, Spielerbörsen und Mitgliederstatistiken über Features zur Adress- bzw. Kundenverwaltung bis hin zu Abrechnungsfunktionen eröffnen sich viele Möglichkeiten. Unter dem Dach eines Systems lässt sich ein Großteil der organisatorischen und verwaltungstechnischen Aufgaben bewältigen. Dies verheißt eine bisher nie dagewesene Übersichtlichkeit.

Für eine attraktivere Anlage

Doch auch wenn die Werbeargumente überzeugend sind, so ist die Nutzung eines Online-Buchungssystems mit Kosten von mehreren hundert Euro jährlich verbunden – eine für viele Vereine kostspielige Investition. Die Installation eines solchen Programms verspricht dafür auch langfristig eine Attraktivitätssteigerung für die Anlage. Zudem eröffnen einige Anbieter die Möglichkeit, Werbebanner in Buchungskalender zu integrieren, sodass durch Sponsoring neue Einnahmequellen geschaffen und die Anschaffungskosten ausgeglichen werden können. Gerade für Vereine und Betreiber, die Optimierungsbedarf sehen und ihre Kapazitäten besser ausnutzen wollen, lohnt sich der Umstieg auf die „digitale Stecktafel“. ■ Julia Pfrötschner

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